Mindspace

Driftinfo: Videosamtal med Acano-klienten har förändrade krav på portregler i brandväggar vilket kan orsaka ex nedkopplade möten. Våra kunders IT-ansvariga skall ha fått denna info med förhoppning om snabba åtgärder. Videomöten direkt från webbläsare fungerar som tidigare. Läs mer på https://mindspace.maxdesk.com/user/viewarticle/7984

Stäng support

Kontakta Vår support

0771-11 08 11

Mindspace Online Helpdesk

Via Mindspace Helpdesk kan du registrera och följa supportärenden, eller hitta lösningen direkt genom att söka i vår breda Knowledge Base.

Låt oss genast få hjälpa Er

Kontakta oss via formulär

Vi ger våra kunder förutsättningar att välja mötet framför resan..

Videokonferens och resfria möten med kontroll – enkelhet i fokus

Mindspace Group har mångårig erfarenhet av videomöten och videokonferenser. Under senare år har marknaden utvecklats och allt fler lösningar baseras i dag på molntjänster med mindre krav på investeringar och betungande förvaltning. Numera finns många exempel på större bolag och myndigheter som övergivit sina tidigare omfattande teknikparker och i stället använder sig av molnbaserade mötestjänster. Det är ett kvitto på att både tillförlitlighet, säkerhet och kvalitet kan levereras när du använder dig av tjänster genom oss.

Vi marknadsför både vår egen tjänst Mindspace Cloud® och tjänster från tredje part såsom; Starleaf, Cisco och Lifesize.

 

Nyheter

Nov 3

Nya möjligheter efter stor uppgradering av Vivius Meeting Services

Under helgen som gick har vi uppgraderat Vivius Meeting Serv Läs vidare

Oct 16

Mindspace Group uppmärksammas som landets snabbast växande teknik- och IT-bolag

Mindspace Group har både av Deloitte och Computer Sweden up Läs vidare

Feb 4

Mindspace 10år 2013!

Vi startade Mindspace 2003 för att från början samla en r Läs vidare

Aug 16

Pressrelease: Mindspace stärker organisationen

Mindspace Group AB och Umeå Energi UmeNet AB har startat et Läs vidare

Jul 24

Mindspace Certifierad hos Infocomm

Mindspace har sedan början av 2012 varit medlem i medlemsor Läs vidare

Jul 11

Nya rekryteringar till Mindspace

Jonas som har arbetat för oss under ett par år som teknike Läs vidare

Lista fler nyheter

Mötestjänster från Mindspace Group

Målmedvetet vill vi förenkla kvalitativa resfria möten för våra kunder

Mindspace Cloud® - VaaS powered by Mindspace Group

Mindspace Group har sedan 2010 investerat i marknadsledande teknologi och erbjuder våra kunder  mötestjänster från plattformen vi valt att kalla Mindspace Cloud. Konceptet Mindspace Cloud gör valet av VaaS (Video as a Service) koncept...

Läs vidare Begär demo

Begär demo för: Mindspace Cloud® - VaaS powered by Mindspace Group

Utbudet i Mindspace Cloud®

  • Det virtuella mötesrummet

    Se mötestjänster för resfria möten som ett konferensbord med antal platser anpassat efter sammanhanget. Varje stol kan nyttjas av användare med någon form av kommunikationsverktyg tillhanda. Mötesplattformens förmåga att översätta olika protokoll för kommunikation gör att det inte har någon betydelse vilket verktyg du har eller vilket märke det har. Det virtuella konferensrummet är den gemensamma nämnaren för alla mötestjänster avseende videokommunikation. Det virtuella rummet knyter ihop valfritt antal deltagare med olika förutsättningar i ett och samma möte med ljud och bild. Rummets storlek, funktioner och kapacitet dimensioneras efter kundens rådande behov och utökas eller reduceras löpande i takt med bolagets nyttjande. Flexibiliteten i kombination med att Mindspace Cloud står för service och underhåll utan krav på kundens egna personella resurser gör mötestjänster till en överlägsen investering jämfört med egenanskaffad teknik. Mötesplattformen uppdateras fortlöpande och riskerar aldrig att bli föråldrad eller funktionsbegränsad till skillnad från att i egen regi förvalta den centrala tekniken.

  • Mobila användare - BYOD (Bring Your Own Device)

    Unikt med Mindspace Cloud virtuella mötesrum är att våra kunder får med funktion för mobil video utan kostnad. Mervärden som är kostnadsfria är programvara ("klienter") både för datorer, smartphones och surfplattor. Operativsystem som stöds är PC, Mac, Android och iOS. Denna licensfria modell göra att våra kunder kan sprida funktioner till hela personalstyrkan samt bjuda in obegränsat antal gästanvändare utan svårbedömda investeringar. Den begränsande faktorn med licensfri programvara är att det måste finnas plats i det virtuella mötesrummet. När platserna man förfogar över i mötesrummen blir för få är det enkelt och skalbart att utöka tjänsten med en deltagarplats åt gången. Man betalar således aldrig för tjänster man inte utnyttjar. Testa våra licensfria "videoklienter" utan kostnad. Följ länken nedan.

  • ISDN- & telefondeltagare

    Plattformen har stöd för den tidigare analoga standarden för videokonferenser, H.320. Denna standard går under benämningen ISDN och används fortfarande frekvent i globala sammanhang. Tack vare vårt stöd för den analoga tekniken har vi också funktion för vanlig telefoni. Det innebär att den som inte har möjlighet att delta via internet-uppkoppling fortfarande kan ringa in till mötesplattformen och kommunicera med de övriga deltagarna. Faktum är att Mindspace Cloud som ett mervärde är en konkurrenskraftig plattform även ur aspekten prisvärda telefonkonferenser.

  • Inspelning och streaming

    Få ut maximalt av Era möten. När budskapet är brett, låt alla ta del av mötet passivt över Internet. Åhörare med tillgång till dator eller Smartphone kan enkelt ta del av mötet och även interaktivt ställa frågor till föreläsaren via inbyggd chat-funktion. Än mer användbart är möjligheten att spela in mötet då man enkelt i efterhand kan reprisera informationen. Självklart kan man kombinera dessa möjligheter, dvs både spela in mötet och sända det Live över Internet. Och lika självklart skyddar vi innehållet med kryptering och olika behörighetsnivåer för bibehållen sekretess. Potentialen är påtaglig, endast enklare riktlinjer och strategier krävs för att nå nya nivåer beträffande företagets interna och externa kommunikation. Marknadsavdelningen får extra slagkraft till små medel, ledningen kan förtydliga sina budskap och helt nya möjligheter för kompetensutveckling skapas i bolaget.

  • Brandväggslösningar - Firewall Traversal

    Med Mindspace Cloud tjänster för enkel och säker brandväggspassage bibehålls sekretessen enligt branschens föreskrivna säkerhetsstandard. Denna tjänst förenklar också hanteringen av publika IP-adresser som både är kostnadsdrivande och många gånger en bristvara. Oavsett hur många videosystem som skall implementeras krävs endast en publik adress för samtliga system för kommunikation med externa tjänster och motparter.

  • Central adressbok

    En faktor som avgör hur lyckad en satsning på videomöten blir hur pass enkelt det är att nå den man vill kommunicera med. Hur många telefonsamtal skulle man genomföra per dag om vare sig adressboken i telefonen eller söktjänster på nätet fanns tillgängliga? Förmodligen en bråkdel av det antal man ringer när tillgängligheten är en självklarhet. På samma grunder måste adressboken i Era videosystem alltid hållas ajour och uppdateras med nya affärskontakter. Med vår tjänst för en gemensam adressbok inom företaget är denna devis enkel att förverkliga och underhålla.

  • Kalenderintegration

    För att kunna samordna bolagets resurser för möten, såväl fysiska som virtuella konferensrum krävs enkela och centraliserade hjälpmedel för detta. Det självklara svaret på detta behov är att integrera videosystemens kalenderhantering med Era befintliga bokningsförfaranden. Oavsett om Ni använder Outlook, Notes eller någon webbaserad lösning kan vi erbjuda bokning av videosystem och virtuella mötesrum i Era befintliga gränssnitt.

  • Microsoft Lync- och IBM Sametime integration

    Unified Communication och Molntjänster är i viss mån slitna begrepp. Men inte funktionerna och syftet som gömmer sig i terminologin. UC har tagit ett stort kliv i rätt riktning tack vare plattformar som Microsoft Lync & IBM Sametime och kan utgöra det samlingsnav som är nödvändigt för att lyckas sy ihop olika kommunikationsverktyg under gemensam flagg. På flaggan står det SIP samt en ny mer öppen syn på samverkan med gemensam utveckling och kompabilitet i blickfånget. UCIF är ett klart lysande exempel på vad marknaden idag i rask takt är på väg, www.ucif.org.

    Tack vare utökad kompabilitet och automatiserad och intelligent teknologi kan Unified Communication ses som mycket slagfärdigt och en avgörande faktor för effektivt företagande och således en konkurrensfaktor att ta på högsta allvar.

    Genom enkel federation mellan våra kunders interna kommunikationsplattformar och vår mötesplattform blir traditionell och publik videokommunikation en naturlig och sömlös del av kommunikationsutbudet. Gränserna mellan olika protokoll för resfria möten suddas ut, en Lync/Sametime-användare kan helt plötsligt kommunicera med vilket fristående videosystem som helst, oavsett var i världen motparten befinner sig.

  • Användarutbildningar

    En grundutbildning ingår alltid då vi installerar videosystemen. Vi skräddarsyr även uppföljande insatser som ofta är en avgörande faktor för hur positivt intrycket av resfria möten i slutändan blir. Med små medel kan man tydligt förbättra nyttjandegraden på Era videosystem. Förhållningsregler och enklare instruktioner ger mätbart förbättrade upplevelser och en positiv anda kring videomöten. Så kallade superanvändare på varje ort utbildas och ger kollegorna den trygghet som krävs för att kliva över tröskeln och dra nytta av det fantastiska verktyg som resfria möten utgör. Dessa superanvändare får fördjupad utbildning och kan därigenom också vara ambassadörer och uppmuntra kollegorna att ta vara på möjligheterna, inte minst för ökad trivsel och minskad stress på det personliga planet.

  • Support & Helpdesk

    Mindspace erbjuder egen Helpdesk med svensk och engelsktalande personal. Helpdesk utgör första kontaktyta vid behov av användarhjälp och teknisk rådgivning. Helpdesk genomför en enklare felsökning och besitter mycket god kunskap i tillämpning av våra lösningar. De problem som Helpdesk inte kan lösa under pågående samtal slussas vidare till våra tekniker för djupare felsökning. Vid påvisat fel på hårdvara inleds handläggning av våra utbytesgarantier. Helpdesk hanterar även initiering av möten, förbokade möten och tilläggstjänster som inspelning och streaming då manuell support för detta önskas. Vi finns alltid till hands via 0771-11 08 11 och support@mindspace.se för mejl och videosamtal.

  • Serviceavtal - Mindcare

    Låt oss ha stenkoll på Era videosystem. Vi kan då se till att systemen alltid har korrekt konfiguration, tillgång till nätverk och har senaste funktioner tillgängliga genom tillverkarnas uppgraderade mjukvaror. En viktig faktor som uppmuntrande incitament och inverkande på lyckade investeringar är illustrativ statistik över hur resfria möten tillämpas och vilka effektiviseringar som de facto gjorts. Vi tillhandahåller den statistik Ni önskar och distribuerar lättolkad information till de mottagare som är betjänta av informationen.

  • Projektstöd & Rådgivning

    Att implementera videomöten i en organisation kräver incitament och någon som promotar de nya möjligheterna. Det finns ett antal olika faktorer som främst inverkar på hur väl lösningarna används i den operativa verksamheten. Vi förordar att man utser någon i personalen som uttalat blir huvudsaklig ambassadör för videomöten i företaget. Vi bidrar med att utbilda användare och "super-användare" för största möjliga mottaglighet. Skulle Ni ändå vilja att vi även tar hand om projektering och informationsflöden som gör att satsningen får bästa utfall kan vi även på konsultbasis tillhandahålla pådrivare och video-ambassadörer. Eller om Er egen ambassadör vill ha hjälp med att planera olika faser och intern marknadsföring kan vi bistå med vår erfarenhet och expertis.

  • Katalogtjänsten Seevia® - search and see

    Den första regelrätta opartiska "Gula sidorna" för videokommunikation. Förutom att denna tjänst gör det enklare att kommunicera med affärskontakter utanför bolagets interna gränser förenklar Seevia dessutom radikalt hur tillgängligt och enkelt det är att koppla upp ett samtal. Oavsett vilket system eller verktyg du avser att använda initierar Du samtalet mycket enkelt med hjälp av din laptop, smartphone eller surfplatta, alltid med samma igenkännande och enkla gränssnitt.

  • Try & Buy

    Finns Era visioner och önskningar beträffande resfria möten definierade i organisationen? Kanke är Ni bara osäkra på momentet att gå från teori till praktik? Ingen lösning är bättre än hur den upplevs på plats i kundens rättmätiga miljö. Vi erbjuder Er att provsmaka vårt utbud för att försäkra Er om det resfria mötets slagkraft. Hör av Dig genom att ringa, mejla eller fylla i kontaktformuläret via förstasidan.

Lösningar

Alltid anpassat efter Era behov

Videoverktygen för konferensrum och personligt bruk

Videosystemet är benämningen på den tekniska lösning som gör det interaktiva videomötet möjligt. Ett videosystem består i grund och botten av en sk videokodek, en kamera och en mikrofon. Hjärtat i systemet, kodeken, är komponenten... Läs vidare

Infrastruktur (Hosted or On Premises)

Vi har i portföljen tagit upp lösningar och infrastrukturella produkter från några av marknadens ledande tillverkare. Genomgående för dessa lösningar har vi har certifierad personal designar, säljer och tar ansvar för tekniken vid ... Läs vidare

Mobil Video (BYOD - Bring Your Own Device)

En premium programvara för PC, Mac, Android och iOS. Fristående klient som Du som användare har full handlingsfrihet med. Videomötet i högupplöst kvalitet var Du än befinner Dig. Din motpart hittar Du enkelt i den intuitiva kontaktli... Läs vidare

Hybrid Cloud Solution

Acano coCloud är exemplet där man både äter kakan och har den kvar, med hybrid cloud optimeras möjligheterna. Behåll säkerhet, yttersta kvalitet och behov av systemintegration på företagets egna nätverk, medan flexibilitet, tillg... Läs vidare

Resfria möten

Tänkvärt från Trafikverket

Vad är resfria möten?

Med resfria eller virtuella möten menas möten på distans i realtid med teknikens hjälp, såsom telefon- och videokonferenser samt webbkonferenser (Internetbaserade möten via en dator eller annat Internetbaserat användargränssnitt).

Om dessa virtuella mötesformer används som ett alternativ till att resa kan de kallas resfria möten. Denna typ av möten kan inte och bör inte ersätta alla vanliga, fysiska möten, men för vissa situationer erbjuder de ett bra, kompletterande mötesalternativ. Telefonkonferenserna kan vara möten med hjälp av flerpartssamtal och/eller konferenstelefon, via fast eller mobil kommunikation. Videokonferenstekniken erbjuder ett spann från video i mobiltelefoner, enkla bildtelefoner till välutrustade studior med flera monitorer, kameror och annan utrustning inkopplade som stöd. Det finns många olika typer av webbkonferenser, men några vanliga funktioner är IP-baserad bild och ljudkommunikation, möjlighet till bildpresentation, fildelning och chat.

Varför resfria möten?

Resfria möten kan erbjuda en organisation ett alternativ till kostsamma, tidskrävande och miljöbelastande tjänsteresor.

Eftersom resfria möten dessutom kan minska mötesdeltagarens stress både professionellt och privat, kan denna typ av möten ses som mer hållbara alternativ till resandet.

Spara tid och pengar

De främsta skälen till varför företag och andra organisationer börjar använda resfria möten är att spara tid och pengar för resandet. Tjänsteresorna innebär inte bara en stor utgift för de flesta organisationer, utan också att viktiga medarbetare är på resande fot en stor del av sin arbetstid. Trots att investeringen i till exempel ett videokonferenssystem kan verka hög, är återbetalningstiden oftast mindre än ett år och räknas ofta i några få månader eller till och med veckor. För telefon- och webbkonferenser är återbetalningstiden ännu kortare eftersom utrustningen (till exempel konferenstelefoner, headset och webbkameror) är relativt billiga.  

Effektiviserar verksamheten

Den största ekonomiska vinsten av resfria möten är ofta effektivisering av verksamhetenen, även om den direkta besparingen också kan vara betydande. Resfria möten kan underlätta kommunikationen internt och externt, bland annat genom att ge möjlighet till ad-hoc-möten, bidra till att stärka ett företags konkurrenskraft, minska time-to-market och stärka nationellt och internationellt samarbete.

Den sociala aspekten

Ett annat viktigt skäl är den sociala aspekten. Många icke-användare oroar sig för den uteblivna sociala kontakten mellan mötesdeltagare och för att resfria möten helt ska ersätta fysiska möten. I kontrast till detta berättar användare ofta i stället om förbättrade möjligheter att kombinera arbete med familj och fritid (balans i livet), eftersom man har färre tidskrävande och tröttande resor. Dessutom är det lättare att få ihop alla i en grupp till korta möten så ofta som det behövs, när deltagarna inte behöver sätta av en hel dag för varje möte.

Miljöansvar

Transporter och resor står för en stor del av en organisations miljö- och hälsobelastning och är ofta den största belastningen i tjänsteföretag. Så här påverkar tjänsteresandet med framförallt bil och flyg:

  • bidrar till klimatförändringarna genom förbränning av fossila bränslen och utsläpp av koldioxid och andra växthusgaser
  • leder till försurning, övergödning och fotokemisk smog genom utsläpp av NOx
  • utsläpp av kolmonoxid, partiklar, buller med mera
  • negativ effekt på människors hälsa; direkt genom skadade i trafiken och indirekt genom hälsoeffekter från föroreningar.

När mötas utan att resa?

När det lämpar sig att hålla ett resfritt möte i stället för ett traditionellt fysiskt möte beror på vilka förutsättningar som råder.

Sådant som spelar in är till exempel tillgång till teknik och nätverk, rutiner och support, men också situationen – vem är det som ska delta, hur många är de, känner de varandra, är de vana vid att träffas på distans? Vad är det som ska avhandlas (ren avrapportering eller svåra förhandlingar)? Rent generellt kan sägas att resfria möten lämpar sig bäst:

  • för möten inom organisationen
  • när mötet är högst två timmar långt
  • när mötesdeltagarna träffats innan och helst känner varandra
  • när det gäller rutinartade, återkommande möten 
    för till exempel månatliga avrapporteringar, presentationer, uppföljningar, kortare diskussioner
  • när alla deltagarna, framförallt mötesordföranden, har viss vana vid att delta i ett resfritt möte
  • för ad-hoc-möten i större, spridda organisationer

Hur lyckas man lansera resfria möten?

Trafikverkets projekt Resfria Möten inbegriper en metod för att framgångsrikt införa resfria möten i tio steg.

  1. Analysera utgångsläget; resor, kostnader, användning av och intresse för resfria möten.
  2. Förankra satsningen och säkerställ resurser.
  3. Etablera en arbetsgrupp.
  4. Identifiera vad och vem som genererar mest möten och resor – potential för resfria möten.
  5. Analysera tekniska förutsättningar.
  6. Välj och anskaffa lämplig utrustning/tjänst.
  7. Etablera rutiner för resfria möten.
  8. Utse ansvariga för drift, bokning, support, utbildning och uppföljning av resfria möten.
  9. Informera och ordna öppet hus och prova-på-evenemang.
  10. Följ upp och synliggör besparingar och förbättringar.
 

Framgångsfaktorer

Hur lyckas man införa resfria möten i en organisation? Hur gör de företag och myndigheter som har lyckats? Vad bör man undvika? Här följer en sammanställning av framgångsfaktorer hämtade från olika företag och myndigheter.

  1. Se till att ledningen är förebild och pådrivare.
  2. Förankra brett i organisationen.
  3. Se till att tekniken är välfungerande och användarvänlig.
  4. Skräddarsy mötesformen efter organisationens behov.
  5. Informera, utbilda, träna.
  6. Bygg upp en ”kritisk massa”.
  7. Arrangera möten på lika villkor.
  8. Använd interndebitering.
  9. Samordna och koordinera resor och kommunikation.

Fallgropar

Fällorna kan ses som ett misslyckande med att ta till sig framgångsfaktorerna. Här följer ett antal misstag som är vanliga i många organisationer.

  • Dyr utrustning köps, ingen använder sig av den, ingen vet var den finns och ingen sköter om den.
  • Man testar videomöten några gånger, men det krånglade så mycket att man ger upp och är sedan ovillig att prova igen.
  • Det är så dyrt (för gruppen, avdelningen, projektet) att hålla mötena via video så man kan lika gärna resa någonstans och ha ett fysiskt möte.
  • Uppkopplingen – ljudet eller bilden – hade så dålig kvalitet att det upplevdes som alltför jobbigt att ha möten på detta sätt.
  • Utrustningen är sällan tillgänglig när man väl behöver den. Ofta sitter det en annan grupp i rummet där den finns.
  • Man försöker sälja in resfria möten med ekonomiska besparingar som huvudargument. Risken är då stor att man får reaktioner som ”ledningen försöker få oss att sluta resa och bara använda såna där resfria möten – det kommer aldrig att gå”.

Läs mer..

..om Trafikverkets studie om resfria möten. Följ länken till publikationen ”Resfria möten – enhandledning” för att läsa hela webbutgåvan.

http://publikationswebbutik.vv.se/upload/5577/2010_058_resfria_moten_en_handledning.pdf 

 

Våra utvalda partners

Vi samarbetar nära flera av marknadens ledande fabrikat

Kontakt

Christian Wåhlin

CEO / CTO UC Skicka mail 090-13 23 83

Rebecca Sakayan

Marketing & Sales Skicka mail 090-13 83 24

FAQ

Sök i vår kunskapsdatabas